Artikel bewaren

Je hebt een account nodig om artikelen in je profiel op te slaan

Login of Maak een account aan
Reacties0

Jaarverslag en praktijkondersteuner

Avatar
Redactie NHG/BSL

Inleiding

Veel huisartsenpraktijken maken een jaarverslag en een belangrijk deel daarvan maakt ook een jaarplan. Het zijn onmisbare managementinstrumenten. Het opstellen van beide documenten behoort, als je er maximaal profijt uit wilt halen, een collectieve activiteit te zijn. De praktijkondersteuner kan daarbij een belangrijke coördinerende taak hebben. In dit artikel staan we stil bij het hoe en waarom van het jaarverslag en geven we een aantal tips voor het maken ervan.

Waarom een jaarverslag?

In de KwaliteitsWet Zorginstellingen bepaalt de overheid dat ieder ‘organisatorisch verband dat strekt tot de verlening van zorg’ verplicht is jaarlijks, voor 1 juni, een verslag ter openbare inzage te verstrekken waarin de organisatie verantwoording aflegt over de kwaliteit van de zorg die in het afgelopen jaar is verleend. Alle samenwerkende huisartsen en alle huisartsen die een praktijkondersteuner in dienst hebben, behoren tot een organisatorisch verband. In een aantal wetsartikelen legt men in algemene termen uit wat kwalitatief goede zorg is. Op een systematische wijze bewaken, beheersen en verbeteren van de zorg en daar jaarlijks over rapporteren, maken daar deel van uit. Concrete aanwijzingen over hoe het verslag eruit moet zien, staan niet in de wet. De overheid gaat ervan uit dat gestructureerde, openbare reflectie op de zorgkwaliteit als vanzelf leidt tot initiatieven tot verbetering ervan. De juridische plicht om een jaarverslag te schrijven voelt mogelijk als een negatieve prikkel. Er zijn echter veel positieve argumenten te bedenken voor het opstellen van een jaarverslag. Een jaarverslag geeft in tekst, getal en grafiek inzicht in hetgeen waar iedereen zich het afgelopen jaar zo hard voor heeft ingezet. Het verslag maakt ieders aandeel in de zorg duidelijk en verhoogt bij alle medewerkers het verantwoordelijkheidsgevoel voor het zorgaanbod in zijn geheel en vooral ook voor het eigen aandeel daarin. Het is een vorm van erkenning van en waardering voor de medewerkers en motiveert hen om zich te blijven inzetten. Met het jaarverslag komt managementinformatie beschikbaar over de kwaliteit van zorg, de efficiëntie van het werk, de arbeidsomstandigheden, het werkklimaat, de belasting en belastbaarheid van de praktijk en zijn medewerkers, de taakdelegatie, de kostenfactoren van de verschillende bedrijfsonderdelen en nog veel meer. Kortom, het jaarverslag geeft een gedetailleerd en genuanceerd beeld van veel processen en producten in de huisartsenpraktijk. Alleen al dat inzicht motiveert vaak tot ingrijpen en bijsturen. Met het jaarverslag in de hand is het maken van een jaarplan, waarin je een veranderingstraject uitwerkt, een logische vervolgstap. De kwaliteitscyclus is geboren als je in het volgende jaarverslag de uitvoering van het jaarplan evalueert. Zo wordt het jaarverslag het visitekaartje van de praktijk.

Voor wie?

De KwaliteitsWet Zorginstellingen schrijft voor dat je het jaarverslag overlegt aan de minister van VWS, aan de regionale inspecteur en aan de regionale organisaties die de belangen van de patiënten behartigen. Het zou jammer zijn als je alleen daarvoor een jaarverslag zou maken en het daarbij zou laten. Je maakt het verslag vooral voor jezelf en voor je relaties die wat dichterbij staan dan het ministerie: medewerkers, patiënten, samenwerkingspartners, zorgverzekeraars, sollicitanten, buurtbewoners enzovoort. Veel huisartsenpraktijken hebben tegenwoordig een website. Dat is een prachtig platform voor het jaarverslag. Je kunt ook verschillende versies uitbrengen van het jaarverslag: een beknopte versie op het openbare deel van de website en een meer uitgebreide versie op het besloten deel ervan, terwijl de huisartsen ervoor kunnen kiezen voor eigen gebruik een versie te maken waarin zij ook de bedrijfseconomische gegevens opnemen.

Waarvan?

Wat een praktijk in een jaarverslag opneemt, volgt uit zijn doelstellingen. Kort samengevat komen die erop neer dat buitenstaanders zich met het jaarverslag een redelijk beeld moeten kunnen vormen van de praktijk en de daarin geleverde zorg en zorgkwaliteit, en dat medewerkers inzicht krijgen in veel aspecten van het productieproces. Dat inzicht krijgen zij enerzijds door de teksten en anderzijds door de cijfers, tabellen en grafieken. Er zijn teksten die de praktijk door de jaren heen hooguit op detailniveau bijstelt en dus maar eenmaal opstelt. Voorbeelden daarvan zijn: geschiedenis van de praktijk; beschrijving van het praktijkgebouw en de daarin werkzame disciplines; de karakteristiek van de wijk en zijn inwoners; voorstellen van de medewerkers; de bereikbaarheid; de visie op de zorg; de inbedding in grotere structuren zoals huisartsendienstenstructuren en transmurale zorgprojecten. Andere tekstonderdelen maakt de huisartsenpraktijk ieder jaar nieuw: hoogte- en dieptepunten van het afgelopen jaar; uitleg en interpretatie van de cijfers; evaluatie van het laatste jaarplan; presentatie van het nieuwe jaarplan.

Productiegegevens

Zonder productiegegevens is een jaarverslag, in ieder geval voor de medewerkers, nauwelijks interessant. Denk daarbij niet aan financiële gegevens, maar vooral aan cijfers over het primaire proces: de zorg. Je kunt in een jaarverslag rapporteren over uiteenlopende zaken als patiëntenaantallen, contactfrequentie, voorschrijfgedrag, verwijscijfers, in- en uitstroom van patiënten, top-10-diagnoses, modernisatie- en innovatie(M&I-) verrichtingen, preventieve verrichtingen, telefoongebruik, nascholing en nog veel meer. Dit is voor een deel afhankelijk van de voorkeur en belangstelling van de praktijkmedewerkers.

De rol van de praktijkondersteuner

Een jaarverslag maken hoort niet het eenzame werk van een getallenfreak te zijn, maar is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle medewerkers waarbij iedereen een eigen taak heeft. Er dient iemand te zijn binnen de praktijk die taken beschrijft, vergaderingen leidt, en medewerkers motiveert om een stuk van de verantwoordelijkheid op zich te nemen. Ook dient iemand erop toe te zien dat de praktijk alles ook binnen de gestelde termijn uitvoert. Vervolgens verzamelt iemand de gegevens en verwerkt die tot een presenteerbare vorm. Tot slot volgen eindredactie, druk en distributie, en/of plaatsing op de website van het jaarverslag. De coördinatie van al deze taken bij het maken van een jaarverslag past goed binnen de competenties van de praktijkondersteuner. De eindredactie van het jaarverslag kan daarom heel goed binnen de werkomschrijving van een praktijkondersteuner vallen.

Hoe start je?

De beslissing om een jaarverslag op te stellen, is snel genomen. Het ten uitvoer brengen van die beslissing kan en mag een traject van enige jaren zijn. Het is verstandig de ambities voor het eerste jaar bescheiden te houden. Beschouw het als een aanloopjaar waarin je voorbereidingen treft voor het maken van een jaarverslag. Beleg een startvergadering met alle medewerkers. Daarin kun je het hoe en waarom van een jaarverslag uitleggen en met elkaar afspreken waarover je gaat rapporteren. Maak een inventarisatie van alle zaken die geregeld moeten zijn voordat je aan een jaarverslag kunt beginnen. Denk daarbij vooral ook aan het leren omgaan met de statistiekfunctie van het HIS, het gebruiken van ICPC-coderingen, en het door alle medewerkers op correcte wijze registreren in het HIS. De NHG-Richtlijn Adequate dossiervorming met het Elektronisch Medisch Dossier kan daarbij behulpzaam zijn. Om te voorkomen dat iedereen op een andere wijze omgaat met de verschillende begrippen, moet je heldere begripsomschrijvingen opstellen en met iedereen bespreken. Zelfs het zicht op eenvoudige begrippen als nieuwe, vertrokken en overleden patiënten wordt onduidelijk als je niet afspreekt wie welke data waar en hoe gaat noteren en beheren. Niet iedereen is overal goed in en vindt alle onderdelen van het opstellen van een jaarverslag leuk. De een is beter in het ontwikkelen van een visie, terwijl iemand anders die juist heel goed kan opschrijven. Degene die het bijhouden van productiecijfers een uitdaging vindt, is niet altijd dezelfde die ze ook scherp kan analyseren. Haal het beste uit alle medewerkers en verdeel de taken naar kwaliteiten. Zo wordt het opstellen van een jaarverslag teamwerk en versterkt alleen het opstellen ervan al de teamgeest. Koers af op een relatief bescheiden eerste verslag. Dat voorkomt teleurstellingen. In de volgende jaren zal er een soort draaiboek van taken ontstaan die je kunt afwerken. Je zult zien dat het in de loop van de jaren een steeds uitgebreider, mooier product wordt dat door het groeiproces dat het doormaakt ook echt bij de praktijk gaat horen en dat je heel goed kunt gebruiken bij tal van processen en beslissingen die je in het kader van de praktijkorganisatie moet nemen. Kortom, gun de praktijk en jezelf een goed jaarverslag!

De kern

  • Een jaarverslag is een belangrijk instrument voor kwaliteitsmanagement.
  • Het maken van een jaarverslag is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle praktijkmedewerkers.
  • De praktijkondersteuner kan veel – vooral coördinerende – taken uitvoeren bij het opstellen van het jaarverslag.
  • De NHG-PraktijkWijzer Jaarverslag/Jaarplan helpt je bij de voorbereiding van en het daadwerkelijke maken van een jaarverslag.

Praktische tips

  • De NHG-PraktijkWijzer Jaarverslag/Jaarplan is een handig hulpmiddel. Je krijgt er ook suggesties voor de inhoudsopgave en de hoofdstukteksten. Op een meegeleverde cd staan veel tabellen waarin je data kunt invoeren. Het programma maakt automatisch grafieken voor het verslag, omdat grafieken veel sneller en helderder inzicht geven dan tabellen met cijfers.
  • Praktijkwebsites waarop een jaarverslag is opgenomen zijn: www.mcdebundeling.nl/ www.meimawubbe.praktijkinfo.nl

Bladnaam:
Tijdschrift voor praktijkondersteuning 2009, nummer 6

Literatuurverwijzingen: